Quy chế giải quyết tranh chấp ở Trung tâm trọng tài quốc tế Việt Nam

1. Đơn yêu cầu trọng tài

Theo Điều 4 của quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm trọng tài quốc tế Việt Nam, thủ tục tố tụng trọng tài bắt đầu bằng một đơn kiện do nguyên đơn nộp cho Trung tâm. đơn phải bao hàm các nội dung dưới đây:

a. Họ tên và địa chỉ của nguyên đơn và bị đơn.

b. Các yêu cầu của nguyên đơn, có trình  bày sự việc kèm theo bằng chứng.

c. Những căn cứ pháp lý mà nguyên đơn dựa vào đó để đi kiện.

d. Trị giá vụ kiện.

e. Trọng tài viên mà nguyên đơn chọn trong danh sách trọng tài viên của Trung tâm hoặc đề nghị của nguyên đơn với Chủ tịch Trung tâm chỉ định trọng tài viên cho mình.

Đơn kiện và các giấy tờ kèm theo phải nộp bải chính và một số bản sao đủ để gửi cho các trọng tài viên và cho bị đơn, mỗi người một bản. Đơn kiện trong một vụ tranh chấp quốc tế bằng tiếng nước ngoài thì viết bằng một thứ tiếng nước ngoài thì viết bằng một thứ tiếng được sử dụng rộng rãi trong giao dịch quốc tế như tiếng Anh, Pháp, Nga.

Khi gửi đơn kiện nguyên đơn phải ứng trước toàn bộ dự phí trọng tài tính theo biểu phí trọng tài, phí tổn trọng tài của Trung tâm trọng tài quốc tế Việt Nam.

Khi nguyên đơn đã nộp dự phí, vụ kiện sẽ được đưa ra giải quyết.

2. Bản tự bào chữa của bị đơn.

Sau khi nhận được đơn yêu cầu trọng tài, thư ký của Trung tâm phải thông báo cho bị đơn và gửi cho bị đơn bản sao đơnkiện và các tài liệu kèm theo cùng với bản quy tắc tố tụng, biểu phí trọng tài và danh sách trọng tài viên của Trung tâm. Đồng thời, bị đơn được yêu cầu gửi cho Trung tâm bản tự bào chữa của mình kèm theo các bằng chứng trong vòng 45 ngày đối với tranh chấp trong nước và 60 ngày đối với tranh chấp quốc tế kể từ ngày nhận được bản sao đơn kiện của nguyên đơn.

3. Lựa chọn và chỉ định của trọng tài viên.

Khi tranh chấp đưa ra Trung tâm, tranh chấp có thể do một trọng tài viên duy nhất hoặc một hội đồng gồm ba trọng tài viên giải quyết tuỳ theo thoả thuận của các bên.

Trường hợp tranh chấp do một trọng tài viên giải quyết, thì các bên có thể cùng nhau chọn trọng tài viên duy nhất đó. Nếu không nhất trí được với nhau thì các bên tranh chấp có thể yêu cầu Chủ tịch Trung tâm chỉ định một trọng tài viên trong danh sách trọng tài viên của Trung tâm.

Trường hợp tranh chấp do một Hội đòng trọng tài gồm ba trọng tài viên giải quyết, mỗi bên tranh chấp có quyền chọn hoặc yêu cầu Chủ tịch Trung tâm chỉ định cho minh một trọng tài viên trong danh sách các trọng tài viên của Trung tâm. Khi vụ kiện có nhiều nguyên đơn hoặc bị đơn, các nguyên đơn hay các bị đơn này phải thoả thuận với nhau và thống nhất chọn một trọng tài viên trong danh sách trọng tài viên của Trung tâm hoặc yêu cầu Chủ tịch trung tâm chon trọng tài viên cho họ. Hai trọng tài viên đã được bên nguyên và bên bị chỉ định sẽ chọn một trọng tài viên thứ ba làm Chủ tịch hội đồng trọng tài giải quyết vụ kiện. Nếu hai trọng tài viên đã được chọn không nhất trí với nhau về việc chọn trọng tài viên thứ ba thì Chủ tịch Trung tâm sẽ chỉ định trọng tài viên thứ ba đó trong bản danh sách trọng tài viên của Trung tâm. Điều tương tự cũng được áp dụng đối với trường hợp khi một bên hoặc các bên không chọn được cho mình một trọng tài viên, thì Chủ tịch Trung tâm cũng sẽ chỉ định trọng tài viên đó theo yêu cầu của một bên hoặc các bên.

Theo Điều 11, quy tắc tố tụng của Trung tâm trọng tài quốc tế Việt Nam, mỗi bên tranh chấp tham gia trọng tài có quyền yêu cầu thay đổi trọng tài viên hoặc Chủ tịch Hội đồng trọng tài nếu xét thấy có sự nghi ngờ về việc thiên vị, nhất là khi trọng tài viên đó có thể trực tiếp hoặc gián tiếp liên quan đến tranh chấp. Mỗi bên tranh chấp tham gia trọng tài chỉ có quyền khước từ t rọng tài viên do chính mình chỉ định trên cơ sở có những lý do biết được sau khi chỉ định. Tuy nhiên, hiện nay có một vài quan điểm có xu hướng để cho các bên có khả năng có quyền khước từ không chỉ chính trọng tài viên do bên đó chỉ định mà có thể bất kỳ trọng tài viên nào. Chủ tịch Uỷ ban trọng tài hoặc trọng tài viên duy nhất cũng có quyền tự khước từ với những lý do trên. Việc khước từ này sẽ do những trọng tài viên khác trong Uỷ ban trọng tài xem xét và quyết định. Trường hợp, các trọng tài viên không nhất trí với nhau hoặc trọng tài viên duy nhất bị khước từ thì Chủ tịch Trung tâm sẽ xem xét và quyết định.

Trường hợp việc khước từ được công nhận, trọng tài viên, Chủ tịch Uỷ ban trọng tài hoặc trọng tài viên duy nhất mới sẽ được chỉ định lại theo thủ tục giống như việc chỉ định lần trước.

Nếu trong quá trình trọng tài, Chủ tịch Uỷ ban trọng tài, trọng tài viên hoặc trọng tài viên duy nhất vì lý do nào đó mà không thể tiếp tục tham gia trọng tài thì Chủ tịch Uỷ ban trọng tài, trọng tài viên hoặc trọng tài viên duy nhất mới thay thế sẽ hoặc do các bên lựa chọn hoặc do Chủ tịch Trung tâm chỉ định theo thủ tục quy định tại Điều 12. Đó là các trường hợp khi các trọng tài viên không có đủ khả năng thực hiện chức năng của mình hoặc vì các lý do khác mà không thể làm trọng tài viên được. Trong trường hợp đó, Uỷ ban trọng tài mới sau khi đã tham khảo ý kiến các bên, có thể tiến hành xem xét lại các vấn đề đã được đặt ra trong các phiên họp giải quyết trước đây.

4. Đơn kiện ngược.

Điều 13 quy tắc tố tụng của Trung tâm trọng tài quốc tế Việt Nam quy định rằng trong thời hạn không quá 60 ngày kể từ ngày nhận được bản sao đơn kiện đối với tranh chấp trong nước và trước khi Uỷ ban trọng tài họp phiên xét xử đầu tiên đối với tranh chấp quốc tế bị đơn có thể kiện lại. Đơn kiện lại phải theo thể thức quy định của quy tắc tố tụng của  Trung tâm. Trong vòng 30 ngày đối với tranh chấp trong nước và 60 ngày đối với tranh chấp nước ngoài kể từ ngày nhận được bản sao đơn kiện lại, bị đơn hay nguyên đơn của vụ kiện chính phải giử văn bản cho biết ý kiến của mình cho Uỷ ban trọng tài. Vụ kiện lại sẽ được xét xử cùng với vụ kiện chính và do cùng Uỷ ban trọng tài giải quyết.

5. Điều tra trước khi tiến hành trọng tài.

Trước hết cần phải lưu ý rằng Việt Nam chịu ảnh hưởng của truyền thống của hệ thống pháp luật dân sự “nặng” về công tác điều tra, theo đó thẩm phán cũng như trọng tài viên đóng vai trò chủ động trong quá trình xét xử, nhất là trong quá trình điều tra và thu thập chứng cứ.

Theo Điều 13 của quy tắc trọng tài của Trung tâm sau khi đã được chọn hoặc chỉ định một cách hợp pháp trọng tài viên tiến hành nghiên cứu hồ sơ và công tác điều tra bằng mọi biện pháp thích hợp. Trọng tài viên có thể trực tiếp gặp các bên tham gia trọng tài để nghe trình bày ý kiến, dù là thể theo yêu cầu của một hoặc  các bên hoặc theo ý kiến của mình. Tiếp đó  trọng tài viên có quyền gặp những người khác để tìm hiểu sự việc trước mặt các bên đương sự hoặc sau khi đã thông báo cho các bên biết. Ngoài ra, trọng tài viên có quyền mời một hoặc một số giám định viên giúp để làm sáng tổ vụ việc. Khi xét thấy cần thiết, trọng tài viên cũng có thể tiến hành các biện pháp như yêu cầu các bên cung cấp thêm chứng cú bổ sung, các văn bản tài liệu có liên quan (Điều 15, Điều 16 quy tắc giải quyết tranh chấp trong nước) . Sau khi mọi biện pháp chuẩn bị liên quan đến việc trọng tài đựoc cọi là đã xong, trọng tài viên duy nhất hoặc Uỷ ban trọng tài sẽ quyết định trong nước thời hạn tiến hành trọng tài (Điều 17).

6. Phiên họp trọng tài.

Chủ tịch Uỷ ban trọng tài quyết định ngày tiến hành trọng tài. Phiên họp xét xử sẽ được tổ chức ở Hà Nội hoặc ở thành phố Hồ Chí Minh hoặc ở một địa điểm khác thể theo yêu cầu của các bên (Điều 18). Hiện nay, Trung tâm trọng tài quốc tế Việt Nam có văn phòng tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh. Văn phòng tại Hà Nội có quyền quyết định liệu tranh chấp sẽ được giải quyết ở Hà Nội hay ở một địa điểm khác. Trên thực tế, hầu hết các tranh chấp được giải quyết ở Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh.

Các bên tranh chấp sẽ được triệu tập đến phiên họp ít nhất là 15 đối vơi tranh chấp trong nước và 30 ngày đối với tranh chấp quốc tế ngày trước ngày mở phiên họp giải quyết. Các bên có thể trực tiếp tham gia vào quá trình trong tài hoặc có thể uỷ quyền cho người đại diện để bảo vệ quyền lợi cho người đại diện bảo vệ quyền lợi cho mình. Người đại diện có thể có thể là người Việt Nam hoặc người nước ngoài. Trường hợp, một bên hoặc các bên vắng mặt mà không có lý do chính đáng, thì Uỷ ban trong tài hoặc Trọng tài viên duy nhất có thể mở phiên họp giải quyết trên cơ sở những tài liệu và chứng cứ đã có. Theo yêu cầu hoặc được sự nhất trí của các bên, trọng tài viên duy nhất hoặc Uỷ ban trọng tài cũng có thể quyết định vụ việc mà không cần sự có mặt của các bên (Điều 19, Điều 20).

Trọng tài viên duy nhất hoặc Uỷ ban trọng tài giải quyết tranh chấp trên cơ sơ các điều khoản của hợp đồng nếu vụ việc phát sinh từ quan hệ hợp đồng vào luật áp dụng trong tranh chấp là luật Việt Nam nếu là tranh chấp trong nước và luật do các bên thoả thuận nếu là tranh chấp quốc tế vào các điều ước quốc tế có liên quan và có tính đến tập quán thương mại và thông lệ quốc tế (Điều 23).

Các bên tranh chấp cũng có thể thoả thuận việc lựa chọn luật áp dụng để giải quyết tranh chấp quốc tế. Nếu tranh chấp xuất phát từ hợp đồng thì theo yêu cầu của quy tắc của Trung tâm trọng tài viên duy nhất hoặc Uỷ ban trọng tài phải giải quyết tranh chấp theo luật áp dụng vào hợp đồng đã được ký kết và  với bất kỳ Hiệp định quốc tế nào có liên quán có tính đến tập quán thương mại và thông lệ quốc tế.

Trừ khi các bên có thoả thuận khác, còn thì tất cả các tranh chấp sẽ được giải quyết kín đáo bảo đảm bí mật cho các bên đương sự. Tiếng Việt là ngôn ngữ chính thức được dùng trong quá trình trọng tài. Các bên có thể yêu cầu Trung tâm trọng tài quốc tế Việt Nam mời phiên dịch nhưng phải trả chi phí phiên dịch (Điều 22).

7. Quyết định trọng tài.

Thủ tục trọng tài kết thúc bằng việc ra một quyết định gọi là quyết định hay phán quyết của trọng tài viên duy nhất hoặc của Uỷ ban trọng tài (sau đây gọi chung là trọng tài viên). Trọng tài viên có thể ra quyết định bổ sung nếu thấy rằng một số điểm của quyết định bổ sung nếu thấy rằng một số điểm của quyết định chính chưa rõ hoặc chưa được giải quyết. Quyết định trọng tài hoặc quyết định bổ sung được đưa ra theo nguyên tắc đa số. Nếu không đạt được đa số, Chủ tịch Uỷ ban trọng tài sẽ quyết định với tư cách là trọng tài viên duy nhất. Quy tắc tố tụng của Trung tâm trọng tài quốc tế Việt Nam không quy định thời hạn để cho trọng tài viên ra quyết định giải quyết.

Nội dung của quyết định trọng tài bao gồm các vấn đề sau:

– TênTrung tâm trọng tài quốc tế Việt Nam

– Địa điểm và ngày ra quyết định

– Họ và tên trọng tài viên

– Tóm tắt nội dung tranh chấp

– Quyết định về việc giải quyết tranh chấp và phí trọng tài cũng như các chi phí khác có liên quan.

– Lý do của quyết định

– Chữ ký của tất cả trọng tài viên tham gia giải quyết tranh chấp và của thư ký phiên họp.

Nếu một trọng tài viên không có điều kiện ký vào biên bản Chủ tịch Uỷ ban trọng tài sẽ xác nhận việc này bằng cách ký vào quyết định và nêu rõ nguyên nhân (Điều 28).

Quyết định trọng tài phải được gửi cho các bên trong vòng 30 ngày kể từ ngày kết thúc phiên họp cuối cùng. Trong trường hợp ngoại lệ, thời gian đó có thể kéo dài hơn.

Quyết định trọng tài là cuối cùng và không thể kháng cáo trước bất kỳ toà án hoặc tổ chức nào. Các bên đương sự phải tự nguyện thi hành quyết định trọng tài trong phạm vi một thời hạn được xác định ở trong quyết định trọng tài. Nếu trong vòng thời hạn đó, quyết định trọng tài không được tự nguyện thi hành thì sẽ áp dụng biện pháp cưỡng chế theo luật pháp của nước nơi được yêu cầu thi hành quyết định và theo Hiệp định quốc tế áp dụng đối với vụ kiện (Điều 31 quy tắc tố tụng trong quốc tế,và Điều 31 quy tắc tố tụng trong nước).

Trong qúa trình trọng tài, trọng tài viên duy nhất hoặc Uỷ ban trọng tài có thể kết thúc thủ tục trọng tài.

– Khi nguyên đơn rút đơn kịên

– Khi các bên đạt được thoả thuận hoà giải thông qua thương lượng trực tiếp

– Khi thiếu những điều kiện cần thiết để xem xét và giải quyết vụ kiện, kể cả trường hợp nguyên đơn không làm gì để cho vụ kiện tiến triển trong thời hạn 6 tháng.

Cũng giống như thủ tục giải quyết các tranh chấp dân sự, kinh tế trong nước, quy tắc của Trung tâm trọng tài quốc tế Việt Nam có quy định về hoà giải là một trong những biện pháp giải quyết tranh chấp đã trở thành truyền thống ở Việt Nam. Theo Điều 31, trong qúa trình trọng tài của Trung tâm nếu các bên đạt được thoả thuận bằng thương lượng trực tiếp, thì Uỷ ban trọng tài sẽ ngưng việc trọng tài. Thể theo yêu cầu của các bên. Chủ tịch Trung tâm công nhận sự thoả thuận bằng văn bản. Văn bản này có hiệu lực thi hành giống như quyết định trọng tài.

Lệ phí trọng tài và các chi phí khác phải giải được các bên thanh toán ngay sau khi nhận được quyết định trọng tài. Các chi phí này gồm phí trọng tài, phí tổn của Trung tâm và chi phí của các bên sẽ được tính trên cơ sở biểu phí của Trung tâm.

Phí trọng tài để trang trải chi phí hành chính và nghiệp vụ của Trung tâm. Phí tổn của Trung tâm bao gồm chi phí liên quan đến việc trọng tài như thù lao cho giám định viên, nhân chứng, chi phí ăn ở, đi lại của trọng tài viên và nhân viên của Trung tâm…

Chi phí của các bên chỉ hạn chế trong các chi phí để các bên bảo vệ quyền lợi của họ trước Trung tâm như chi phí đi lại, tiền thuê luật sư, phiên dịch…

Các chi phí trên sẽ do bên thua kiện trả nếu các bên không có thoả thuận gì khác.